Статьи об эффективном руководстве

Управление проектами – тема, несомненно, актуальная, востребованная в отечественной экономике сегодняшнего дня. По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA), использование современной методологии и инструментария управления проектами позволяет сэкономить порядка 20–30% времени и 15–20% средств, затрачиваемых на реализацию проектов. Однако существует и весьма немалая статистика неудачных проектов. О проектном управлении мы поговорим с ведущей тренинга « Практика управления проектами » бизнес-тренером Ириной Сукманюк .

Вопрос. Ирина, добрый день! Сегодня мы говорим об управлении проектами. Расскажите, пожалуйста, читателям о Вашем личном опыте в этой сфере?

Ответ. Я считаю, что он огромен. Когда я узнала что такое УП, то поняла, что моя работа на 90% состоит из этого и не только работа. А если серьезно, то все те изменения, серьезные и не очень которые реализовывались в компаниях, где я работала, были проектами: изменение организационной структуры, внедрение управленческого учета, открытие Торговой точки в новом формате, внедрение СМК и многое-многое другое.

Вопрос. Ирина, в чём, на Ваш взгляд, самый главный плюс и самый существенный минус проектной формы управления?

Ответ. Сначала о плюсах – это возможность получить тот результат, на который рассчитываешь до начала активных действий, и сделать это максимально эффективно. Если о минусах, то это скорее о сложностях. Существует очень много подходов к проектному управлению, и организация, выбрав какую-то из систем, начинает ее последовательно внедрять, что оказывается крайне сложным для большинства сотрудников и постепенно внедрение прекращается. Складывается впечатление, что был выбран не самый удачный подход. Однако, суть этих подходов одна, самое важное - чтобы сотрудники понимали основные принципы УП и учитывали особенности этих процессов. Это как с ситуацией внедрения программного обеспечения по автоматизации бизнес-процессов - Заказчики полагают, что новое программное обеспечение решит все их проблемы, а на самом деле проблемы только усугубляется, так как хаос автоматизировать невозможно.

Вопрос. Ирина, как в общем и целом обстоят дела в отечественном бизнесе с распространением проектной работы? В каких областях, насколько широко распространены проекты и каков потенциал расширения этой формы?

Ответ. В целом дела обстоят сложно по причинам, о которых я говорила выше. Однако, ситуация зависит от отрасли. Лучше всего УП развито в сфере ИТ, строительстве, стартапах. Нередко культуру УП привносят с собой крупные международные компании, имеющие филиалы в России. Но все чаще даже небольшие отечественные компании внедряют у себя элементы проектного подхода и это здорово! Сейчас то время, когда будущее имеют компании, которые умеют быстро результативно и эффективно меняться, а самый лучший инструмент для достижения этого – Управление проектами.

Вопрос. А сложно, как правило, внедряется проектная культура в организацию? От чего это зависит?

Ответ. Чаще всего сложно, но не из-за сложности самой проектной культуры, а из-за контекста изменений с которыми она появляется. Сотрудники в организации часто путают причину и следствие. Сложности проявляются из-за самой необходимости организации изменяться, а не из-за внедрения проектных подходов.

Вопрос. Ирина, можно ли дать оценку - на каком этапе реализации проектов практики чаще всего допускают промахи или недоработки: при определении непосредственно содержания проекта, при его планировании, реализации или на этапе завершения проекта?

Ответ. Однозначно самые большие промахи закладываются на этапе «Определение содержания», результатом которого является утвержденное Резюме проекта. Я всегда говорю о том, что это закладка фундамента проекта. Если в фундаменте проекта есть ошибки – никогда Здание не будет построено безупречно. Чем более тщательно проект прорабатывается на этом этапе – тем больше у него шансов быть успешным!

Вопрос. А расскажите (без упоминания имен собственных, конечно) о самом провальном проекте, который Вам удалось наблюдать. В чём была причина фиаско?

Ответ. К сожалению, такие проекты встречались. Чаще всего это происходит, когда команда проекта теряет веру в его реализацию. У меня был случай - проект по внедрению инструментов «Бережливого производства» (5 S , канбан и т.п.), забуксовал в самом начале. Инициатором этого проекта был собственник; он побывал на предприятии, где УП было реализовано и захотел применить этот опыт у себя, изучил вопрос, пригласил консультантов. Но он не учел, что сотрудники, которые у него работали, еще не достигли профессионального мировоззрения нужного уровня и просто не поняли, чего же от них хочет руководитель и зачем им все это надо: «У нас и так все хорошо. Опять очередные закидоны начальства». Если участники проекта не видят пользу от его результатов, то сделать проект успешным практически невозможно и никакие инструменты в этом не помогут.

Вопрос. А бывает ли проект идеальным? Или сама сущность проекта предполагает какое-то движение внутри него в процессе реализации?

Ответ. У профессиональных менеджеров проектов есть две поговорки, которые, на мой взгляд, отвечают на ваш вопрос: «Для кого война, а нам мать родна» и «Начиная проект, будь готов, что с первого же дня у тебя все пойдет не так». И это - истинная правда! Именно поэтому успешных менеджеров проектов всегда характеризуют оптимизм, гибкость, умение чувствовать людей, настойчивость и страстное желание достигнуть намеченной цели. Менеджер проекта – человек оркестр, который при желании может заменить или достроить практически любого члена своей команды.

Вопрос. Ирина, можете привести пример проекта, который в Ваших глазах более всего приблизился к идеальному?

Ответ. Да, для меня это был проект «Внедрение процессного подхода к управлению предприятием» в одном крупном региональном торговом холдинге. Его результатом стало прописание бизнес-процессов и внедрение на их основе программного обеспечения. Успех складывался из нескольких ключевых факторов: Собственник компании, он же Спонсор проекта хотел его результатов – страстно! Для реализации проекта были привлечены внешние консультанты имевшие опыт в данной сфере. Был вовремя выделен и правильно замотивирован Менеджер=Лидер проекта. В результате Холдинг получил сильный отрыв от конкурентов, за счет повышения качества обслуживания покупателей, безупречной системы учета и прозрачной системы контроля управления.

Вопрос. Ирина, хорошо ли знакомы сегодня управленцы с проектной формой управления? Учат ли этому в вузах? Насколько близко это обучение к практике?

Ответ. К счастью, обучение управлению проектами с каждым годом становится все многообразнее, шире и включатся в программу очень многих вузов и программ дополнительного образования. Основным недостатком этого обучения я вижу малую практическую направленность. Слушателям даются очень сложные развернутые инструменты с достаточно высокой отраслевой спецификой (это, кстати, можно сказать и о литературе). В результате после такого обучения остается только ужас от того, что постичь это крайне сложно, а применить на практике практически невозможно и полученные знания через год, а то и быстрее благополучно забываются, так и не получив практического применения. Также управленцы сталкиваются с тем, что для применения инструментов УП необходимо, чтобы практически все сотрудники могли ими пользоваться, а всех научить классическими подходами очень долго и дорого. Именно поэтому я считаю корпоративный формат тренингов с последующим сопровождением выполнения УП очень эффективными для организаций.

Вопрос. Вы поводите тренинг «Практика управления проектами». В интернете и книжных магазинах имеется масса литературы по проектному управлению. Зачем нужен тренинг, что происходит там?

Ответ. Кроме того, что мы все два дня будем рассматривать в разных вариантах специфику Управления проектами от Управления текущей деятельностью и знакомиться со статистикой действий, помогающих или мешающих достижению успеха в проектах, на тренинге участники могут полностью пройти этап «Определение содержания проекта» используя свои данные и инструменты которые опробованы в сотнях удачных проектах. А на второй день в игровых ситуациях еще раз проработают основные инструменты других этапов и получат обратную связь о своем понимании их использования и о том насколько они эффективны в принципе.

Вопрос. Есть ли у Вас «истории успеха» участников Вашего тренинга – каких результатов удалось добиться им, какие проблемы решить после обучения?

Ответ. Да, безусловно. Более того у меня есть компании, с которыми мы тренинг УП проводим ежегодно на протяжении вот уже 6-ти лет. Сначала проекты, которые мы прорабатывали, были маленькими, а теперь это уже очень большие масштабные проекты. Участники за это время вводили новые продукты, открывали производства, строили кварталы, выходили на новые рынки и многое много другое.

Вопрос. Ирина, в завершение нашей беседы – традиционный вопрос бизнес-тренеру: «За что Вы любите тренинги?»

Ответ. Тренинги я люблю за то, что это лучшая форма обучения для взрослых. В тренинге в интересных игровых ситуациях можно найти ответы на серьезные вопросы, мучавшие тебя на протяжении многих лет. Можно почувствовать себя ребенком и получить заряд бодрости, энергии и желания новых личных и профессиональных побед.

Ирина, спасибо за интервью!

Желаем Вам новых успешных проектов и увлечённых учеников!

Следите за нашими новостями и расписанием !

Вопросы задавала
методист ТА «Мастер-класс»
Мария Степанова