Офис-менеджер – душа офиса
В этой статье мы вместе с бизнес-тренером Миленой Юсуповой постараемся как можно точнее рассказать о профессии офис-менеджер, как правильно выбрать хорошего офис-менеджера и не допустить провала.
Для любой организации, которая оказывает комплекс услуг, офис-менеджер – это, в первую очередь, маленький директор рекламного хозяйства и только, во вторую – оператор call-центра, секретарь, помощник и «мастер на все руки».
Скромная роль этой персоны в бизнесе глобальна. По всем вопросам, начиная с канцелярии и заканчивая поиском кофейной кружки, мы бежим к офис-менеджеру. С его голоса начинается утро, его слышат и видят постоянные и потенциальные клиенты, он приходит на помощь тогда, когда все летит под откос, его уважают, ему доверяют, им гордятся.
Миссия офис-менеджера проста и понятна, а обязанности разнообразны и, порой, непредсказуемы. В бизнесе успех дела определяют детали – хорошие специалисты. Но механизм исправен только тогда, когда все детали работают слаженно – и добиться слаженности, гармонии и запустить этот механизм – и есть работа офис-менеджера.
Любой успешный работник должен быть мобильным и разносторонним. А еще очень важно, чтобы:
- письма доходили вовремя и по адресу;
- звонки не терялись, а преумножались;
- кофемашина была исправна и чиста;
- курьеры не терялись в пути;
- документы были в порядке;
- цветы на подоконнике, картины на стене, еда в холодильнике;
- гости и клиенты были довольны, ибо «довольный клиент – дважды клиент».
Отчасти именно офис-менеджер создает условия, при которых сотрудники работают продуктивно и оперативно, он всегда держит руку на пульсе, знает всех и каждого.
Если не обращать внимания на некоторые детали, то новый офис-менеджер может стать не поддержкой, а обузой. И уже через несколько месяцев вы будете хвататься за голову от лавины необработанных запросов и возрастающего потока жалоб ваших сотрудников. Неграмотный, ленивый офис-менеджер, не любящий свою работу – это реальная угроза срыва проекта и подрыва репутации агентства.
В качестве выводов хотелось бы озвучить несколько рекомендаций, которые позволят избежать неприятностей при выборе специалиста на эту, казалось бы, незначительную должность.
Пол – женский, образование высшее.
Из профессиональных навыков: владение компьютером на уровне продвинутого пользователя (включая программы Power Point и Photoshop), общение с оргтехникой на «ты», знание английского не ниже уровня Intermediate, грамотная речь и письмо, отличные коммуникативные навыки. Еще желательно обладать начальными знаниями в сфере технологий и тенденций, например, относительно мобильных устройств и Интернета.
Что касается черт характера, они тоже немаловажны при выборе кандидата. Хороший офис-менеджер должен быть жизнерадостным, не поддаваться стадному чувству, уметь радоваться успеху окружающих и иметь свое увлечение или хобби. В идеале следовать девизу: «Делай добро и бросай его в воду».
А еще он должен быть ответственным, пунктуальным, готовым к ненормированному рабочему дню и неформальному взаимодействию с коллективом в режиме реального времени. Чувство стиля и умение себя подать могут стать дополнительным преимуществом и существенным плюсом.
Но самое основное и, пожалуй, главное свойство этого человека – это непреодолимое желание работать именно с вами, понимать и принимать миссию вашей компании и быть готовым внимать, поглощать и учиться.
Статью подготовил Илья Шапиро
Редакция: Виктория Патракова