Планирование начинается с видения
Когда вы начинаете планировать проект, все начинается с видения (vision). Общие контуры, желаемые образы целей, первые наброски планов — да, всё это называется красивым словом «видение». А как вы видите ваш проект? Не в смысле хорошо или плохо, а вообще — как? Вы задумывались над этим? Оказывается, есть несколько моделей видения и правильное их использование — один из ключей к созданию реалистичных планов.
Основная задача различных моделей видения — выявить то, чего вы не знаете на этапе планирования и прояснить ситуацию, пока не стало слишком поздно. Вот некоторые из наиболее полезных моделей видения:
Туман. Это когда мы хорошо видим первые шаги, которые нам предстоит сделать, но все, что дальше, теряется из вида. Так часто бывает, когда мы плохо представляем себе конечную цель проекта. С таким видением хороший проект невозможно хорошо спланировать. Лучшее средство против тумана — яркие лучи полуденного солнца. Вот и нам тоже стоит пролить свет на содержание нашего проекта, собрать дополнительную информацию, возможно — провести исследование. Не нужно бросаться вперед, очертя голову — кто знает, какие сюрпризы скрывает туман?
Горизонт. В отличие от тумана, конечная цель видна. Но вот путь к ней скрывается за вершинами холмов и мы можем видеть только ближайший к нам отрезок пути. Кто знает, что там дальше — лес или болото? Если мы видим наш проект именно так, лучше спланировать его как программу, привязав отдельные ее этапы к видимым ориентирам (тем самым метафорическим «вершинам холмов»). К завершению каждого этапа дальнейший путь будет проясняться и нам нужно будет только вовремя останавливаться, принимать решения о том, как мы пойдем дальше и детализировать дальнейшие планы.
Облако. Контуры, форма и цвет облака нам прекрасно видны, да и вообще всё оно лежит на виду. Есть только одна проблема — не видно, что у него внутри. Проекты с такой моделью видения часто встречаются, когда заказчик проекта (не важно — внешний или внутренний) плохо понимает, чего именно он хочет. Есть лишь общие контуры, целей. В этом случае наша задача состоит в том, чтобы сжать «облако» до одной точки, отсечь все лишнее, то есть максимально подробно и точно описать и зафиксировать конечную цель проекта. И не нужно напрасно обольщаться, если на старте заказчик говорит вам: «делайте все, как считаете нужным». Если вы вовремя не разберетесь с этим облаком, то рано или поздно оно превратится в грозовую тучу и вам придется все переделывать, причем за свой счет.
Телескоп. В телескоп хорошо, со всеми подробностями, видно маленький кусочек чего-нибудь. Многие эксперты очень хорошо ориентируются в своей узкой области, но при этом все остальное относят к вещам несущественным. Когда такой эксперт готовит план проекта, он часто получается однобоким и какие-то важные вещи могут в него попросту не попасть. Когда проект начнет реализовываться, всё это обязательно всплывёт и, в лучшем случае, приведет к непредвиденным расходам. Выясните, чего не знает ваш эксперт и постарайтесь найти на стадии планирования специалистов, хорошо разбирающихся в нескольких смежных областях.
Пирамида. Это самая изощренная модель видения и она отлично подходит для проектов организационного развития: реструктуризаций, слияний внедрения управленческих систем. У пирамиды много граней. Есть те, которые на виду, есть те, что полускрыты от нас, и есть те, которых мы из нашей текущей позиции не видим вообще. Так часто бывает и с нашими проектами: есть то, что очевидно, есть легкие намеки на будущие проблемы и есть то, чего мы пока даже и не предполагаем. Обойдите пирамиду кругом, посмотрите на нее с разных точек зрения, с точек зрения других участников проекта. Для того чтобы избежать потенциальных проблем, нужно хорошо понимать те скрытые мотивы, которые движут людьми. Для кого-то ваш проект может быть возможностью карьерного роста, для кого-то — лишней головной болью, а для кого-то — угрозой потерять источник дополнительного дохода. Постарайтесь выяснить всё заранее. Зачем вам сюрпризы в ваших проектах?
Тщательно проверяйте ваше видение, и ваши планы станут гораздо более реалистичными, а проекты начнут выполняться без неожиданностей, авралов и необходимости совершать один трудовой подвиг за другим. Если, разумеется, вы хорошо владеете технологиями планирования, но это уже тема для следующей статьи.
Бизнес-тренер Вадим Жартун