Статьи: Психология саморазвития

Руководители голосуют «за»

Всё началось с парадигмы тотальной эффективности. Эффективным должно быть не только производство, но и обычная офисная деятельность: организация мероприятий, работа с партнёрами и заказчиками, планирование нагрузки на сотрудников, проведение совещаний, работа с документами. То есть каждый сотрудник должен быть эффективным – выполнять работу с наименьшими затратами, например, времени. Кроме того, каждый сотрудник должен уметь выполнять разные задачи.

Дальше – больше. Рабочая ситуация стала меняться быстро и даже слишком быстро. Заказчики вносят изменения в ТЗ, клиенты просят согласовать изменения по логистике, коллега приболел и написал, что «документы для Льва Яковлевича лежат в «коммоне», где все «сканы». Вдруг приходит письмо от руководителя с указанием срочно сделать расчёт для потенциального клиента, который ждать не может. Голова кругом, не знаешь, за что хвататься – именно так и говорят сотрудники, не очень любящие и умеющие быть многозадачными.

С точки зрения руководителя многозадачность – это нормально и быть иначе не может. Сотрудник ежедневно перемалывает большой объём информации, пишет и отвечает на письма, делает звонки, готовит отчёты, выполняет срочные и плановые расчёты, разрабатывает эскизы и тексты, оформляет документы, участвует в совещаниях. Он не может не быть многозадачным! И это правда.

Только на многозадачного сотрудника можно положиться – он не подведёт в трудную минуту. И успеет сделать весь план задач. Это хороший, эффективный специалист.

По моим наблюдениям среднее число задач в день у типового специалиста – около 12-14. Из них 2-4 – сложные или трудоёмкие. Иногда кажется, что 3 или 4 задачи он выполняет одновременно.

Психологи против и вот почему

Исследования – впрочем, весьма устаревшие – показали большое число ошибок и высокий уровень стресса у людей, которые пытались делать несколько дел одновременно или условно одновременно. Попробуйте, например, в верхней строке написать букву «А», затем в строке ниже поставить цифру «1». Затем в верхней строке после «А» написать «Б», а в нижней, по аналогии, «2». И так далее. Это сложно, потому что приходится думать в двух направлениях. Самое неприятное, что если сначала заполнить верхнюю строку, а потом строку с цифрами, то получится быстрее, легче и без ошибок.

Всё дело в доминанте. Этот психологический феномен описал наш соотечественник – физиолог Ухтомский Алексей Алексеевич. Любая целевая деятельность направлена на решение какой-то задачи. Чтобы помочь этому, психика человека формирует доминанту: тормозит другие процессы, внимание и силы фокусирует на начатой задаче (деятельности). По мере завершения задачи наступает торможение этих процессов и чувство удовлетворения от сделанного. И даже от самого факта, что дело завершено.

Поэтому, когда мы бросаем одно дело на полпути и начинаем другое – это плохо для нашего организма в целом и мозга в частности. К тому же, возникает эффект Зейгарник – незавершённое дело «не отпускает», мы продолжаем думать о неоконченном письме, а следовало бы забыть и полностью отдаться новому процессу – внимательно сделать расчёт и оформить ТЗ.

Психологи признают, что можно делать два дела одновременно, при условии, что одно из них не требует внимания, выполняется «на автомате», так сказать на рефлексах. Яркий пример – прогулка на велосипеде по знакомому парку. Управляя велосипедом можно ответить на звонок, выслушать короткое сообщение и даже запомнить – о чём шла речь.

•  Внимание! Автор не рекомендует разговаривать по телефону в момент управления транспортным средством.

Но если оба дела требуют вашего внимания, осмысления, запоминания и принятия решений, то дело плохо. Будут ошибки, стресс повысится, времени потребуется больше и усталость придёт раньше. Человек – не многозадачное создание, он не компьютер с двухядерным процессором.

Проблемы немногозадачных сотрудников

Неэффективность сотрудника, который не успевает выполнить поставленные задачи, складывается из нескольких ключевых проблем и ошибок его деятельности.

Сопротивление многозадачности . Это серьёзная внутренняя проблема. Кажется, что окружающие не дают нормально работать. Только сосредоточишься – появляется новое дело. И это к этому делу заранее негативное отношение. Корень этой проблемы лежит в отношении к своему труду, к восприятию себя как узкого специалиста.

Игнорирование новых задач . Это проявляется в характерной фразе « да-да, я сейчас доделаю свою задачу и потом … ». То есть по факту новая задача не принимается так, как следует. Возможно, в памяти останется след, что был разговор о каком-то вопросе, но чаще всего не остаётся.

Долгое переключение . Нельзя успеть сделать план на день, если переключение между задачами растягивается на часы, а иногда и на сутки – « я подумаю об этом завтра ».

Выполнение задач не в той последовательности . Встречается два типовых способа – немедленно переключиться на новую задачу или «задвинуть» её в конец списка и продолжать двигаться по утреннему плану. Велик риск самые важные дела не сделать, потому что не хватит времени, сил или нужные для этого люди будут заняты.

Ошибки планирования ресурсов . Мы выделяем на задачу слишком малое время. Или коллеги, участие которых было нужно в этой задаче, оказываются заняты или вообще отсутствуют.

Ошибки . По причине «некачественного» переключения на новую задачу, в процессе её выполнения мы продолжаем думать на другой задачей, которая осталась не завершённой. И это источник как мелких, так и существенных ошибок. На их исправление требуется дополнительное время.

Конфронтация с руководителем . Она неизбежна, поскольку задачи выполняются с опозданием и не в той последовательности.

Как научиться быть многозадачным

Как же совместить в одном сотруднике требование времени – быть многозадачным – и природную однозадачность человека?

Условно всех людей можно разделить на два лагеря: люди перемен и люди постоянства. Вторые ходят проторенными дорогами, вникают в суть, придерживаются правил и хотят, чтобы эти правила были. Им сложно отклоняться от плана, алгоритма. Главное – они всегда хотят, чтобы всё начатое было завершено. Многозадачность им даётся труднее, особенно, когда «прилетает» задача неожиданная, новая и не очень понятная. Люди перемен словно рождены, чтобы пробовать всё новое, искать, начинать, переключаться, не зацикливаться и не унывать, если что-то пошло не так.

• Принять задачу.
  Правильно принять задачу – хорошее начало. Не нужно её сразу начинать делать. Не нужно вникать в её суть. Нужно просто её принять – положить в отведённое для новых задач место. Возможно, таких мест у вас несколько – здесь новые задачи от коллег, там – от руководителя, а в этом лотке «разное». Есть много способов – важно зафиксировать факт – новое дело и как-то его назвать.
• Запомнить точку остановки.
  В любом деле бывают перерывы. Главное запомнить – что делал , на чём остановился, какой следующий будет шаг. Это похоже на процесс составления письма. Вот сейчас допишу абзац, в котором прошу Заказчика ознакомиться с документами и согласовать перечень работ на декабрь и сделаю перерыв. Чтобы потом вернуться и продолжить письмо с этого места.
• В перерыве можно забыть о письме и переключиться на процесс ранжирования и сортировки задач, которые разложены по своим «лоткам». Заодно и чаю попить – ведь мы на перерыве.
• Принять решение.
  В конце перерыва мы принимаем решение – какой задачей теперь займёмся. Ведь мы отсортировали задачи по приоритету. Возможно, мы не будем дописывать начатое письмо Заказчику, а срочно разработаем пост для соцсетей или перезвоним руководителю по важному вопросу. Или ответим коллеге на его вопрос, от которого зависит его работа. Или встанем и направимся в цех №2, где будут обсуждать опытный образец лопасти винта.
  В этот момент мы принимаем решение о том, что делать дальше и..
• Углубиться в задачу.
  Статистика говорит, что на это требуется от 2 до 15 минут. Зависит от задачи и типа личности сотрудника. Люди перемен это делают быстрее.
• Работать продуктивно .
  В этот период отключаем всё, что мешает. Всё внимание – на задачу, которой сейчас заняты. На нас будут сыпаться поглотители времени и внимания и соблазнять нас. Нет, мы работаем и точка! Работаем хотя бы минут 20-40.
  Новые задачи – см. пункт 1 – правильно принимаем: не отвлекаясь, складываем в соответствующие лотки.

Дальше вы знаете, что делать – запомнить точку остановки и так далее.

Враги многозадачности:

• Отсутствие навыка расставлять приоритеты
• Плохая память – не льстите себе, запишите задачу!
• Плохой навык концентрации на выполняемой задаче
• Неспособность сказать «нет» отвлекающим факторам
• Плохой навык сортировки задач
• Неправильное использование «календаря» – менеджера задач.

Существует множество рекомендаций по самодисциплине и самоорганизации, я хочу обратить внимание лишь на один инструмент. Он помогает действительно качественно выполнять задачу. Зачем я это делаю? Или «почему я это буду делать?».
Этот вопрос помогает снять внутренне сопротивление новой задаче, правильно расставить приоритеты. И вообще, делает нашу работу осмысленной и эффективной.

О способах и методике рациональной расстановки приоритетов поговорим в другой публикации, как и о конфликте приоритетов, который часто возникает у специалистов в режиме многозадачности.

Выводы

Некоторым людям многозадачность даётся сложнее. Это не повод понижать свой «рейтинг» в глазах руководителя, а для руководителя это не повод отказываться от такого сотрудника.

Многозадачности можно и нужно обучаться и обучать своих специалистов. Многозадачность – это алгоритм управления потоком задач для эффективного выполнения заданного количества задач в отведённое время.