В тот момент, когда мой коллега не застал меня на рабочем месте, я был на очередном совещании по вопросам развития чего-то там. И что самое обидное: за все время совещания от меня потребовалось сказать только две фразы. Как обычно поговорили, обсудили и отложили решение до следующего совещания.

Большинство совещаний, которые я посещаю, проходят по вышеописанному сценарию. Часами сотрудники высокого уровня с высокими зарплатами сидят в приятной компании и не принимают никаких ответственных решений. Более того, часть совещаний заканчиваются ничем: участники не знают цели встречи, не понимают, что делать после встречи, не понимают какие решения и какие предложения были приняты к рассмотрению.

Совещание – это важнейший инструмент развития компании, в том числе инструмент мотивации руководства и сотрудников к достижению целей компании. Совещание - это способ расширить границы в поиске новых идей: «Одна голова - хорошо, а две - лучше!». Совещание - это инструмент, в котором скрыт огромный потенциал по оптимизации работы любой организации, разработке новых стратегий развития и так далее.

Как использовать этот инструмент таким образом, чтобы он соответствовал нашим ожиданиям и не превращался в «поглотитель времени» для лучших сотрудников компании?

Вот небольшая диагностика совещаний в Вашей организации:

• Получаете ли Вы оповещение о совещании за два дня до его начала?
• Знаете ли Вы тему совещания?
• Имеете ли Вы все материалы по теме для ознакомления до начала совещания?
• Чувствуете ли Вы, что конструктивно проводите время на совещании?
• Принимаются ли на совещаниях решения по теме совещания (исключая переносы)?
• Участники совещаний предоставляют Вам свои предложения и идеи или Вы только информируете их?
• На совещании Вы не критикуете, а предлагаете конкретные решения по теме совещания?
• На совещании Вы не занимаетесь своими делами, отвлеченными от темы?
• После совещания Вы знаете, что нужно делать дальше по вопросу совещания?
• После совещания Вы получаете протокол совещания?

Если у Вас более 8 ответов «да», поздравляем: в Вашей компании все хорошо с организацией и проведением совещаний - команда отладила бизнес-процесс. Если у Вас от 5 до 8 «да»: в Вашей компании есть над чем работать - команда еще не пришла к конструктивному взаимодействию.

Если Вы набрали менее четырех «да», то я хочу Вас обрадовать: скорее всего, Вы не присутствовали на совещаниях, а Вас приглашали только на общие собрания коллектива.

Что делать категории читателей, которые попали в диапазон от 5 до 8 «да»? Далее я хочу поделиться ответами на некоторые вопросы по оптимизации процесса совещаний.

Зачем предпринимать попытки изменить сложившуюся традицию проведения совещаний?

• Ваше время - это большая ценность. Представьте, что Вы сэкономите по 10 минут с каждого совещания, на котором присутствуете в течение месяца. Я лично могу сэкономить таким образом два часа. Два часа моего времени, которое я могу вложить в любое дело. За такой ресурс можно бороться.
• Решения, которые принимаются на совещаниях, имеют высокую ценность. Решение, принятое группой, более эффективно, чем единоличное решение: «Одна голова хорошо, а две лучше!».
• Информация - сама по себе ценность. На совещаниях можно получить уникальную информацию, повышающую Вашу значимость как руководителя или специалиста: «Кто владеет информацией, тот владеет миром!».
• Укрепление связей между отделами. Команда - это ценность, за которую нужно бороться. Хорошая Команда (с большой буквы) не создается сама по себе. Лучше всего команды формируются при противодействии общему противнику или при выполнении совместных задач и достижении общих целей. Совещание - это способ объединения целей и задач.

Оптимизация процесса проведения совещаний позволяет увеличить личную эффективность и эффективность организации в целом. Кроме того, любое позитивное изменение, которое проходит по Вашей инициативе, меняет Ваш статус в организации.

Как изменить традицию проведения совещаний и вывести этот бизнес процесс на новый уровень?

• Для начала следует понять, что именно Вы хотите изменить. Какие моменты Вас не устраивают, и что нужно получить взамен. Небольшая диагностика Вам уже была предложена в этой статье. Однако для более полного представления обо всех возможностях совещаний я рекомендую пройти тренинг «Проведение собраний и совещаний». На тренинге Вы сможете увидеть ситуацию со стороны, получить новые технологии организации совещания и способы оптимизации процесса.
• Затем необходимо найти «спонсора» - человека, заинтересованного в положительных изменениях в компании, при этом занимающего высокий пост. А так же сторонников в компании, которые готовы будут поддержать внедрение изменений. Сторонники обеспечат Вам более мягкое внедрение любых изменений.
• Для всех ключевых сотрудников необходимо провести демонстрационное совещание в новом формате, на котором показать новую технологию проведения совещаний. Желательно после «демо» провести голосование о внедрении новой технологии в работу всей организации.
• Активно проводить совещания в новом формате с соблюдением предложенной технологии.

Если Вы хотите качественно изменить процесс совещаний в Вашей компании, то пройти эти этапы Вам придется в любом случае. Последовательно делая шаги, Вы сможете легко провести изменения, при этом обеспечить себе перечисленные выше выгоды.

Если Вы не хотите или не можете изменить ситуацию во всей компании, то у Вас есть возможность увеличить собственную эффективность за счет использования в работе полученных на тренинге технологий и методов. Если Вы будете обладать уникальной технологией проведения совещания, то Ваш статус и стоимость на рынке труда существенно возрастут.

Всем уважаемым читателям, которые дочитали эту статью до конца, я делаю подарок: приглашаю Вас на вебинар «Результативное совещание», на котором я отвечу на все интересующие Вас вопросы по этой теме. Для участия в вебинаре необходимо предварительно зарегистрироваться.

Автор: бизнес-тренер ТА «Мастер-класс»,
сертифицированный коуч ( ICF) Николай Смирнов