Особое отношение или тайм-менеджмент по-русски
Культура, психологические особенности, общественно-экономический уклад в России отражаются на нашем умении распределять временные ресурсы. Поскольку экономика развивалась скачками, многие процессы происходят в сжатые сроки. Сегодня компании работают в постоянно изменяющихся условиях. Возрастает потребность организаций в адаптации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности работы и скорости реакции на изменения. Это является ключевым фактором конкурентоспособности компании, залогом ее выживания и развития. Один из способов повысить эффективность работы – внедрить в организационную деятельность компании технологии тайм-менеджмента.
Не смотря на то, что многие мировые и российские эксперты признают важность рационального использования времени, практика тайм-менеджмента либо игнорируется, либо достаточно вяло используется нашими управленцами, руководителями и работниками. Многие современные менеджеры испытывают трудности с планированием времени. Экономическая ситуация России и общественно-психологические факторы обусловили наше особое к нему отношение.
- Многие руководители имеют проблемы с делегированием. Большое количество времени они тратят на выполнение рутинной работы, которую делать и вовсе не должны. Это связано с повышенной ответственностью. Они либо предпочитают выполнять работу сами, не доверяя ее своим подчиненным, либо большая загруженность работников и нехватка кадров приводит к тому, что руководитель сам выполняет их работу. В результате такой руководитель начинает «загибаться», а времени на решение важных и перспективных задач вовсе не остается.
- Принято считать, что руководитель – это человек занятой, у которого нет ни одной свободной минутки. Чем более высокую должность он занимает, тем более занятым он должен быть (или казаться). Некоторые руководители могут бравировать перед коллегами или подчиненными тем, что они работают по 14-15 часов в сутки, как бы выражая преданность своему делу. Объективно, это признак того, что человек не умеет расставлять приоритеты и правильно организовывать свое время.
- Поскольку ситуация на рынке, в стране и в мире меняются как погода весной, компании вынуждены постоянно пересматривать свои планы. Возникают такие проблемы, как непоследовательность действий и неясность целей - все это мешает процессу планирования и принятия решений. Особенно если руководство не считает нужным объяснять сотрудникам причины своих решений и глобальные задачи компании.
- В российских компаниях очень распространены дружеские отношения между коллегами. Эта особенность, безусловно, имеет много плюсов. Но есть и оборотная сторона медали. Например, сотрудники начинают свой рабочий день не с решения важных дел, а с общения с коллегами за чаем. Обсуждение условий контракта также может незаметно перетечь в дружескую беседу.
- Размытость функциональных границ. Зачастую мы не серьезно относимся к написанию и соблюдению должностных инструкций. Иногда сотрудники и вовсе не знакомы с перечнем своих обязанностей. В итоге человека постоянно просят делать то, что он делать не должен, что не в ходит в его обязанности и область компетенции.
- Плохо налажены каналы коммуникации между отделами и сотрудниками. Часть информации теряется, часть домысливается или иначе интерпретируется. В итоге получаются результаты, не соответствующие первоначальному запросу: ведь он прошел через многие подразделения и исказился.
- Неумение расставлять приоритеты. Это, возможно, самый важный источник траты времени как в профессиональном, так и личном плане. Мы привыкли думать, что работа для достижения глобальных планов – это дело года, но никак ни одного дня. Поэтому важные дела откладываются, а большое количество времени тратится на незначительные, мелкие задачи.
Высокая эффективность и умение управлять своим временем зависит от личности каждого человека. Есть люди, которые изначально внутренне организованны: им свойственна логика, структурированность мышления и четкое видение своих целей. А когда видишь цель, интуитивно к ней стремишься. И есть люди менее организованные и более эмоциональные: их попеременно кидает в разные стороны, они толком не могут определиться, чего хотят. У таких людей есть бОльшая потребность научиться управлять своим временем.
Нельзя однозначно сказать насколько увеличивается эффективность человека, начавшего применять принципы тайм-менеджмента, и сколько часов в день он может сэкономить. У каждого свой индивидуальный результат. Тайм-менеджмент включает несколько блоков: постановка целей, планирование, расстановка приоритетов, работа с «помехами» (страхи, «поглотители времени», низкая мотивация и т.д.), анализ/контроль. Чем больше элементов блока человек задействует, тем больше времени он может сэкономить. В любом случае, как только он начинает пользоваться хоть каким-то инструментом, временные ресурсы сокращаются.
Хорошо, если руководитель понимает необходимость стандартизации управления временем в организации и пытается это внедрить. Только когда все сотрудники, а не отдельный человек, начинают применять инструменты тайм-менеджмента, появляется общая культура уважения времени внутри организации. Тогда автоматически исчезает такой основной «поглотитель времени», как другие люди: сотрудники друг друга меньше отвлекают, «дергают» и просят «срочно что-то сделать».
Хотите сами освоить мастерство тайм-менеджмента или внедрить его в организацию? Приглашаем посетить тренинг "Управление временем".
Подготовила Анна Аристова